Obligatoriska uppgifter på en faktura
Enligt Skatteverket och mervärdesskattelagen (ML) finns det ett antal uppgifter som måste finnas med på varje faktura. Om dessa saknas riskerar du att fakturan inte godkänns som underlag för bokföring eller momsavdrag. Här är den fullständiga listan:
- Fakturadatum — det datum fakturan utfärdas.
- Unikt fakturanummer — en löpande nummerserie utan luckor. Varje faktura ska ha ett unikt nummer.
- Säljarens namn och adress — ditt företagsnamn och fullständig adress.
- Köparens namn och adress — kundens företagsnamn eller fullständiga namn och adress.
- Säljarens organisationsnummer eller personnummer — för enskild firma anges personnumret.
- Beskrivning av vara eller tjänst — tydlig beskrivning av vad som sålts, inklusive art och omfattning.
- Kvantitet och pris — antal enheter och pris per enhet exklusive moms.
- Momsbelopp och momssats — om du är momsregistrerad ska momsen redovisas separat med angiven procentsats (6 %, 12 % eller 25 %).
- Totalbelopp att betala — slutsumman inklusive moms.
- Betalningsvillkor — förfallodatum och hur betalningen ska ske.
Vill du se hur alla dessa uppgifter ser ut i praktiken? Läs vår guide Hur skriver man en faktura? där vi går igenom varje steg med exempel.
Moms och momsregistreringsnummer
Om ditt företag är momsregistrerat hos Skatteverket måste du redovisa moms på fakturan. Det innebär att du behöver ange:
- Ditt momsregistreringsnummer (SE + organisationsnummer + 01)
- Momssats i procent (vanligtvis 25 %, 12 % eller 6 %)
- Momsbeloppet i kronor
- Pris exklusive moms och pris inklusive moms
De tre vanligaste momssatserna i Sverige är 25 % (standardsatsen för de flesta varor och tjänster), 12 % (livsmedel, hotell och camping) och 6 % (böcker, tidningar, kollektivtrafik och kulturella evenemang).
Inte momsregistrerad?
Om du inte är momsregistrerad (t.ex. för att din omsättning understiger 80 000 kr per år) ska du inte lägga till moms på fakturan. Ange istället "Moms debiteras ej" på fakturan. Du kan använda vår fakturamall utan moms som är anpassad för dig som inte är momsregistrerad.
F-skatt och organisationsnummer
Om du har F-skattsedel ska detta framgå tydligt på fakturan. Skriv exempelvis "Godkänd för F-skatt" eller "Innehar F-skattsedel". F-skattemarkeringen är viktig eftersom den signalerar till kunden att du själv ansvarar för att betala skatt och sociala avgifter — kunden behöver alltså inte göra skatteavdrag på betalningen.
Ditt organisationsnummer (eller personnummer om du driver enskild firma) är en av de obligatoriska uppgifterna. Det gör det möjligt för kunden att identifiera ditt företag och för Skatteverket att koppla fakturan till rätt verksamhet.
Enskild firma?
Driver du enskild firma anger du ditt personnummer som organisationsnummer. Tänk på att du inte behöver visa hela personnumret — de flesta väljer att ange det i formatet XXXXXX-XXXX. Läs mer i vår guide om fakturamall för enskild firma.
Frivilliga men rekommenderade uppgifter
Utöver de obligatoriska uppgifterna finns det flera saker du kan lägga till på fakturan för att göra den tydligare och mer professionell. Dessa uppgifter är inte lagkrav, men de kan spara tid och minska risken för missförstånd:
- Er referens / vår referens — kontaktpersoner hos köpare och säljare, särskilt viktigt vid fakturering till större företag.
- Ordernummer eller projektnummer — underlättar matchning mot beställningar.
- Leveransdatum — datumet varan levererades eller tjänsten utfördes, om det skiljer sig från fakturadatumet.
- Dröjsmålsränta — ange vilken ränta som gäller vid sen betalning. Enligt räntelagen har du rätt att ta ut referensräntan plus 8 procentenheter.
- Påminnelseavgift — du har rätt att ta ut en påminnelseavgift på upp till 60 kr vid utebliven betalning.
- Bankgiro eller plusgiro — förutom bankkontonummer kan du ange bankgiro eller plusgiro för enklare betalning.
- E-postadress och telefonnummer — gör det enkelt för kunden att kontakta dig vid frågor.
Vill du veta mer om hur du sätter rätt betalningsvillkor? Läs vår guide om betalningsvillkor på faktura.
Förenklad faktura
I vissa fall tillåter Skatteverket att du utfärdar en så kallad förenklad faktura. Det gäller om totalbeloppet inklusive moms inte överstiger 4 000 kr. En förenklad faktura behöver bara innehålla:
- Fakturadatum
- Säljarens namn och organisationsnummer (eller personnummer)
- Beskrivning av de varor eller tjänster som levererats
- Momsbeloppet eller den information som krävs för att beräkna det
Det betyder att du på en förenklad faktura kan utelämna köparens uppgifter och unikt fakturanummer. Förenklade fakturor är vanliga vid kontantförsäljning och kassakvitton. Observera dock att en förenklad faktura inte får användas vid försäljning till andra EU-länder eller vid omvänd skattskyldighet.
Rekommendation
Även om du har rätt att utfärda en förenklad faktura rekommenderar vi att alltid inkludera alla uppgifter. Det ser mer professionellt ut och minskar risken för problem vid en eventuell granskning. Med vår gratis fakturamall fyller du enkelt i alla uppgifter på under fem minuter.
Sammanfattning och checklista
Innan du skickar din faktura, gå igenom den här checklistan och kontrollera att allt finns med:
- Fakturadatum och unikt fakturanummer
- Ditt företagsnamn, adress och organisationsnummer
- Kundens namn och adress
- Tydlig beskrivning av vara eller tjänst
- Antal, enhetspris och totalbelopp exklusive moms
- Momssats och momsbelopp (om momsregistrerad)
- Totalbelopp inklusive moms
- Förfallodatum och betalningsuppgifter (bankgiro, kontonummer)
- F-skattemarkering (om du har F-skattsedel)
- Momsregistreringsnummer (om momsregistrerad)
- Er referens och/eller ordernummer (om tillämpligt)
- Dröjsmålsränta och påminnelseavgift (rekommenderas)
Genom att se till att alla uppgifter finns med skapar du en faktura som är korrekt enligt Skatteverkets regler, enkel för kunden att förstå och som fungerar som bokföringsunderlag. Det minskar risken för försenade betalningar och onödig administration.
Kom igång direkt med vår kostnadsfria fakturamall som redan innehåller alla obligatoriska fält. Du behöver bara fylla i dina uppgifter och skicka.