Hur skriver man en faktura?

Så skriver du en faktura — steg för steg

Att skriva en faktura behöver inte vara krångligt. Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag följer du samma grundläggande process. Börja med att samla ihop all information du behöver: dina företagsuppgifter, kundens uppgifter, och en tydlig beskrivning av vad du har levererat.

Första steget är att ge fakturan ett unikt fakturanummer. Det ska följa en löpande serie utan luckor — exempelvis 1001, 1002, 1003. Skriv sedan datum för när fakturan utfärdas och ange ett förfallodatum. Vanligast i Sverige är 30 dagars betalningsfrist, men du bestämmer själv vilka betalningsvillkor som passar din verksamhet.

Fyll i ditt företagsnamn, organisationsnummer, adress och kontaktuppgifter. Gör samma sak för kunden. Beskriv därefter varje vara eller tjänst på en egen rad med antal, enhetspris och eventuell moms. Summera allt och ange tydligt det totala beloppet att betala. Avsluta med ditt bankgiro, plusgiro eller bankkontonummer så att kunden vet var pengarna ska hamna.

Vilka uppgifter måste finnas med?

Enligt Skatteverkets regler finns det ett antal obligatoriska uppgifter som måste finnas på varje faktura. Saknas något kan fakturan bli ogiltig ur momssynpunkt, vilket kan leda till problem vid bokföring och revision. Här är en komplett lista:

• Fakturadatum och unikt fakturanummer i löpande serie
• Säljarens namn, adress och organisationsnummer
• Köparens namn och adress
• Beskrivning av levererade varor eller tjänster
• Antal, enhetspris och totalt belopp per rad
• Momsbelopp och momssats (vanligtvis 25 %, 12 % eller 6 %)
• Totalbelopp inklusive och exklusive moms
• Betalningsvillkor och förfallodatum
• Betalningsinformation (bankgiro, plusgiro eller IBAN)
• Uppgift om F-skatt om du är godkänd för det

Vill du ha en djupare genomgång av varje punkt? Läs vår kompletta guide om vad som ska stå på en faktura.

Layout och utformning

En faktura som ser professionell ut stärker ditt varumärke och gör det lättare för kunden att förstå vad de ska betala. Börja med att placera ditt företagsnamn eller logotyp tydligt i övre delen av dokumentet. Fakturanummer, datum och förfallodatum bör vara lättlästa och synliga direkt.

Strukturera fakturarader i en tabell med kolumner för beskrivning, antal, enhetspris, moms och radtotal. Använd tillräckligt med mellanrum så att informationen inte känns ihopträngd. Summera alltid i en tydlig sektion längst ned med nettosumma, moms och totalbelopp. Markera det slutliga beloppet med fetstil så att det sticker ut.

Vanliga misstag att undvika

Särskilt i början är det lätt att göra misstag som kan ställa till problem med bokföringen eller försena betalningen. Här är de vanligaste felen vi ser bland nya företagare:

• Luckor i fakturanummerserien. Skatteverket kräver att fakturanumren följer en obruten serie. Hoppar du från 1003 till 1005 kan det väcka frågor vid en granskning.
• Felaktig eller saknad moms. Se till att rätt momssats anges för varje rad. Blanda inte ihop 25 % och 12 % — kontrollera alltid vilken sats som gäller för din typ av vara eller tjänst.
• Otydlig beskrivning. "Konsulttjänst" säger inte mycket. Skriv istället "Webbutveckling, 10 timmar, januari 2026". Ju tydligare desto bättre — både för kunden och för din egen bokföring.
• Saknade betalningsuppgifter. Glöm inte att ange bankgiro eller kontonummer. Det låter självklart, men det är ett av de vanligaste misstagen — och leder direkt till försenad betalning.
• Ingen uppgift om F-skatt. Om du har F-skattsedel måste detta framgå på fakturan. Annars kan kunden bli skyldig att göra skatteavdrag.

Är du helt ny på fakturering? Vår guide Fakturera för första gången hjälper dig att komma igång utan att missa något viktigt.

Fakturera digitalt eller på papper?

Tekniskt sett finns det inga lagkrav på att fakturan måste vara digital. Du får skicka pappersfakturor om du vill. Men i praktiken finns det starka skäl att välja digitalt. En digital faktura kan skapas snabbare, skickas direkt via e-post och sparas automatiskt. Du slipper kostnader för utskrift, kuvert och porto — och kunden får fakturan samma dag istället för att vänta på posten.

Digitala fakturor gör det också enklare att hålla ordning. Du har alltid en kopia sparad och kan söka bland dina fakturor på sekunder. Dessutom minskar risken för fel när beräkningar sker automatiskt. Om du dessutom använder en fakturamall behöver du bara fylla i de uppgifter som ändras mellan fakturorna — resten är redan på plats.

Sammanfattning

Att skriva en faktura handlar i grunden om att ge kunden all information de behöver för att betala rätt belopp i rätt tid — och att uppfylla Skatteverkets krav så att fakturan är giltig ur momssynpunkt. Se till att varje faktura har ett löpande nummer, tydlig beskrivning av vad du levererat, korrekt moms och fullständiga betalningsuppgifter.

Välj en professionell layout, undvik de vanligaste misstagen och fakturera helst digitalt för att spara tid och minska risken för fel. Med rätt verktyg och kunskap behöver fakturering varken vara svårt eller tidskrävande.