Fakturera för första gången

Förberedelser innan du fakturerar

Innan du skickar din allra första faktura finns det några saker du behöver ha på plats. Det handlar inte om krånglig byråkrati utan om att lägga en stabil grund som gör att allt rullar smidigt från dag ett.

F-skattsedel

F-skatt innebär att du själv ansvarar för att betala din skatt och dina sociala avgifter. De allra flesta kunder kräver att du har F-skatt innan de accepterar en faktura, eftersom de annars kan bli skyldiga att göra skatteavdrag. Du ansöker om F-skatt hos Skatteverket i samband med att du registrerar ditt företag.

Momsregistrering

Om din omsättning förväntas överstiga 80 000 kronor per år behöver du momsregistrera dig. Då lägger du på moms (vanligtvis 25 %) på dina fakturor och redovisar den i momsdeklarationen. Även om du börjar smått kan det vara klokt att momsregistrera dig från start för att kunna dra av moms på dina egna inköp.

Bankkonto och betalningssätt

Du behöver ett konto dit kunderna kan betala. Många väljer att öppna ett separat företagskonto, men som enskild firma kan du tekniskt sett använda ditt privata bankkonto. Ett bankgiro eller plusgiro ger ett professionellare intryck och gör det enklare att hålla ordning på bokföringen.

Fakturanummerserie

Enligt bokföringslagen ska varje faktura ha ett unikt löpnummer i en obruten nummerserie. Du väljer själv om du börjar på 1, 100 eller 1001 - det viktiga är att serien är löpande utan luckor. Bestäm ditt startnummer innan du skapar din första faktura.

Steg-för-steg: din första faktura

Nu när förberedelserna är klara är det dags att skapa själva fakturan. Här går vi igenom processen steg för steg så att du känner dig trygg med varje del.

1. Fyll i dina uppgifter som avsändare. Ange ditt företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefon, e-post och bankuppgifter. Glöm inte att skriva "Godkänd för F-skatt" om du har F-skattsedel.
2. Fyll i kundens uppgifter. Ange kundens fullständiga namn eller företagsnamn, organisationsnummer (för företagskunder) och adress. Dubbelkolla att organisationsnumret stämmer.
3. Ange fakturanummer och datum. Ge fakturan ditt första löpnummer och skriv dagens datum som fakturadatum.
4. Beskriv vad du fakturerar för. Var tydlig med vad arbetet eller varan avser. Istället för "Konsulttjänster" kan du skriva "Webbutveckling av landningssida, jan 2026, 20 timmar á 750 kr/tim". Ju tydligare, desto färre frågor från kunden.
5. Beräkna belopp och moms. Ange pris exklusive moms, momssats (vanligtvis 25 %), momsbelopp och totalsumma inklusive moms. Om du inte är momsregistrerad skriver du "Moms debiteras ej" istället.
6. Sätt betalningsvillkor. Ange förfallodatum och eventuell dröjsmålsränta. Standardvillkoret i Sverige är 30 dagar netto, men du kan välja kortare betalfrist. Läs mer i vår guide om betalningsvillkor på faktura.
7. Kontrollera och skicka. Gå igenom fakturan en sista gång, kontrollera att alla uppgifter stämmer, och skicka den till kunden via e-post som PDF.

Vad ska stå på din första faktura?

Det finns ett antal uppgifter som enligt lag och praxis ska finnas med på varje faktura. Här är en snabb översikt av det viktigaste:

• Ditt företagsnamn och organisationsnummer
• Kundens namn och organisationsnummer (vid B2B)
• Fakturanummer (unikt löpnummer)
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Beskrivning av levererade varor eller tjänster
• Pris exklusive moms, momssats och momsbelopp
• Totalbelopp inklusive moms
• Betalningsuppgifter (bankgiro, plusgiro eller kontonummer)
• Texten "Godkänd för F-skatt" (om du har F-skattsedel)

Den här listan täcker grunderna, men det finns fler detaljer och specialfall att tänka på. Vår kompletta guide Vad ska stå på en faktura? går igenom samtliga obligatoriska uppgifter enligt Skatteverkets regler.

Vanliga nybörjarmisstag

Det är helt naturligt att göra misstag i början. Här är de vanligaste fallgroparna som nya företagare ramlar i, så att du kan undvika dem redan från start.

• Fel format på organisationsnummer. Organisationsnumret ska anges med bindestreck i formatet XXXXXX-XXXX. En enskild firma använder personnumret som organisationsnummer. Dubbelkolla alltid att numret stämmer mot Bolagsverkets register.
• Saknar texten "Godkänd för F-skatt". Om du har F-skattsedel måste detta framgå på fakturan. Utan den texten riskerar kunden att behöva göra skatteavdrag, vilket skapar merarbete och försenade betalningar.
• Otydlig beskrivning av arbetet. "Diverse tjänster" eller "Konsultarvode" säger inte kunden vad de betalar för. Beskriv konkret vad du har levererat, under vilken period och till vilken omfattning.
• Inga betalningsvillkor angivna. Utan tydligt förfallodatum och betalningsvillkor blir det svårare att driva in betalningen om kunden inte betalar i tid. Ange alltid förfallodatum och eventuell dröjsmålsränta.
• Felaktig momsredovisning. Antingen glömmer man att lägga på moms, anger fel momssats eller blandar ihop belopp med och utan moms. Kontrollera att netto, moms och brutto stämmer med varandra.
• Luckor i fakturanummerserien. Att hoppa mellan nummer (t.ex. 1, 3, 7) strider mot bokföringslagens krav på löpande nummerserie och kan väcka frågor vid en skatterevision.

Vill du ha mer hjälp med hur du skriver en faktura rätt? Läs vår guide Hur skriver man en faktura? som tar dig igenom hela processen i detalj.

Bokföring och att spara fakturor

Att skicka fakturan är bara halva jobbet. Du måste också se till att bokföringen sköts korrekt och att alla underlag sparas. Det gäller oavsett om du driver enskild firma, handelsbolag eller aktiebolag.

Spara i sju år

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsmaterial sparas i sju år efter räkenskapsårets slut. Det innebär att en faktura från januari 2026 måste sparas till och med utgången av 2033. Det gäller både fakturor du har skickat och fakturor du har tagit emot.

Löpnummerserie och verifikationer

Varje faktura ska ha ett unikt löpnummer och bokföras som en egen verifikation. Håll din nummerserie obruten och bokför fakturorna i kronologisk ordning. Om du använder ett bokföringsprogram sköts det mesta automatiskt, men det är bra att förstå principen bakom.

Digitalt eller fysiskt?

Du får spara dina fakturor digitalt, till exempel som PDF-filer. Skatteverket godkänner elektronisk förvaring så länge materialet är läsbart under hela lagringsperioden. Se till att ha backup och att filerna är organiserade på ett sätt som gör dem enkla att hitta.

Kom igång direkt

Nu har du allt du behöver veta för att skicka din första faktura. Det behöver inte vara komplicerat eller ta lång tid. Med rätt verktyg kan du ha en professionell faktura klar på bara några minuter.

Vår gratis fakturagenerator är byggd just för dig som ska fakturera för första gången. Du fyller i dina uppgifter, lägger till rader, och laddar ner en snygg PDF-faktura direkt. Inga konton, ingen registrering. Dessutom sparas dina uppgifter lokalt i webbläsaren, så nästa gång du skapar en faktura behöver du bara fylla i det som är nytt.

Om du driver enskild firma kan vår fakturamall för enskild firma vara ett bra ställe att börja. Den är anpassad med rätt fält och information för just din företagsform.