Skillnaden mellan faktura och kvitto

Vad är en faktura?

En faktura är ett dokument som skickas från en säljare till en köpare som ett betalningskrav för en vara eller tjänst. Fakturan fungerar som en formell begäran om betalning och innehåller detaljerad information om vad som sålts, till vilket pris och vilka betalningsvillkor som gäller.

I Sverige regleras fakturainnehållet av bokföringslagen och mervärdesskattelagen. En korrekt faktura ska bland annat innehålla säljarens och köparens uppgifter, fakturanummer, fakturadatum, beskrivning av varor eller tjänster, pris exklusive och inklusive moms, samt betalningsvillkor. Vill du veta exakt vilka uppgifter som krävs kan du läsa vår guide Vad ska stå på en faktura?

Fakturan skickas innan betalningen har skett. Det är alltså ett krav på betalning, inte ett bevis på att betalning redan har genomförts. Fakturan ger köparen en betalningsfrist, ofta 10, 15 eller 30 dagar.

Vad är ett kvitto?

Ett kvitto är ett bevis på att en betalning redan har genomförts. Det utfärdas av säljaren vid köptillfället och överlämnas till köparen som dokumentation på den genomförda transaktionen. Kvittot är alltså ett historiskt dokument som bekräftar att pengar har bytt ägare.

Kvitton är vanligast i detaljhandeln och vid kontant- eller kortbetalningar. När du handlar i en butik eller betalar på en restaurang får du ett kvitto direkt vid kassan. Kvittot innehåller typiskt datum, säljarens namn och organisationsnummer, vilka varor som köpts, totalbelopp inklusive moms och betalningssätt.

Enligt kassaregisterlagen ska de flesta företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning använda ett certifierat kassaregister och erbjuda kvitto till kunden.

Viktiga skillnader i praktiken

Även om både fakturor och kvitton dokumenterar en affärstransaktion finns det flera avgörande skillnader mellan dem:

Tidpunkt

Den mest grundläggande skillnaden handlar om tidpunkt. En faktura skickas före betalning och ger köparen en frist att betala. Ett kvitto utfärdas efter att betalningen redan har skett och fungerar som ett bevis på transaktionen.

Juridiska krav

En faktura har strängare lagkrav på sitt innehåll. Enligt mervärdesskattelagen måste en faktura innehålla uppgifter som fakturanummer, köparens identitet, momsregistreringsnummer och specificerade momsbelopp. Ett kvitto har enklare krav och behöver främst visa datum, säljarens namn, vad som sålts och totalbelopp inklusive moms.

Innehåll

• Fakturan innehåller köparens fullständiga uppgifter, unik fakturanumrering, specificerad moms per skattesats, betalningsvillkor och förfallodatum.
• Kvittot identifierar oftast inte köparen, saknar betalningsvillkor (betalningen är redan gjord) och har en enklare momsredovisning.

Syfte

Fakturans syfte är att begära betalning och specificera villkoren. Kvittots syfte är att bekräfta att betalning har skett. Fakturan är framåtblickande, kvittot är bakåtblickande.

När använder man faktura respektive kvitto?

Valet mellan faktura och kvitto beror på vilken typ av försäljning det handlar om och vilka parter som är inblandade.

Företag till företag (B2B)

Vid affärer mellan företag är fakturan det helt dominerande betalningssättet. Företag behöver fakturor för sin bokföring, för att kunna dra av ingående moms och för att ha en tydlig verifikation i räkenskaperna. Att fakturera mellan företag är standard och ofta ett krav. Ska du skicka din första faktura? Läs vår guide Hur skriver man en faktura?

Företag till konsument (B2C)

Vid försäljning till privatpersoner är kvittot vanligast, särskilt i fysisk handel. Kunden betalar på plats och får ett kvitto som bevis. Däremot kan privatpersoner också få fakturor, till exempel vid köp av hantverkstjänster, tandvård eller andra tjänster som betalas i efterhand.

Tjänster vs. detaljhandel

Tjänsteföretag, som konsulter, frilansare och hantverkare, fakturerar nästan alltid sitt arbete. Detaljhandeln, som butiker och restauranger, arbetar nästan uteslutande med kvitton vid kassan. E-handelsföretag använder ofta en kombination, där ett orderkvitto skickas vid köp och en fullständig faktura bifogas leveransen.

Kan ett kvitto ersätta en faktura?

I vissa fall kan ett kvitto fungera som underlag i bokföringen, men det finns viktiga begränsningar att känna till.

Enligt Skatteverkets regler kan en förenklad faktura användas vid försäljning under 4 000 kronor inklusive moms. En förenklad faktura behöver inte innehålla lika detaljerade uppgifter som en vanlig faktura, och ett kassaregistrerat kvitto kan i praktiken uppfylla kraven för en förenklad faktura om det innehåller rätt information.

I praktiken innebär detta att många av de kvitton du samlar på dig för småinköp, som kontorsmaterial eller fika till ett möte, fungerar som verifikationer i bokföringen. Men för större inköp och vid handel mellan företag ska du alltid begära en riktig faktura.

Sammanfattning

Här är de viktigaste skillnaderna mellan en faktura och ett kvitto i korthet:

• Faktura = betalningskrav som skickas före betalning. Kvitto = betalningsbevis som utfärdas efter betalning.
• Fakturor har strängare lagkrav och ska innehålla köparens uppgifter, fakturanummer, specificerad moms och betalningsvillkor.
• Kvitton är enklare dokument som bekräftar en genomförd transaktion.
• B2B-handel kräver nästan alltid fakturor. B2C-handel i butik använder typiskt kvitton.
• Vid belopp under 4 000 kr inkl. moms kan en förenklad faktura (som ett kvitto) räcka som bokföringsunderlag.
• Vid belopp över 4 000 kr inkl. moms behövs alltid en fullständig faktura för momsavdrag.