Vad är en e-faktura — och varför räknas inte PDF?
En e-faktura är en faktura i ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens ekonomisystem kan läsa och bokföra automatiskt — utan att någon människa knappar in beloppen. I Sverige är standardformatet Peppol BIS Billing 3.0, som skickas genom det internationella Peppol-nätverket.
En PDF som mejlas är alltså inte en e-faktura, hur digital den än känns. Skatteverket formulerar det rakt på sak: PDF och faktura via e-post räknas inte som e-fakturering. Skillnaden är att en PDF är en bild av en faktura som en människa läser, medan en e-faktura är data som ett system behandlar.
Det betyder inte att PDF-fakturor är fel — för de allra flesta småföretagare är de fortfarande både lagliga och praktiska. Men det finns situationer där e-faktura redan är ett krav, och fler är på väg. Det går vi igenom nu.
Vem måste skicka e-faktura idag?
- Fakturerar du offentlig sektor? E-faktura är obligatoriskt. Sedan den 1 april 2019 måste alla leverantörer till kommuner, regioner och statliga myndigheter skicka e-faktura (lagen 2018:1277 om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling). Papper och PDF accepteras inte. Så fakturerar du en kommun — steg för steg.
- Fakturerar du andra företag? Frivilligt — än så länge. Inget lagkrav finns för inhemsk B2B-fakturering, men många större företag kräver e-faktura av sina leverantörer som avtalsvillkor.
- Fakturerar du privatpersoner? Ingen förändring. Det finns inga planer på e-fakturakrav mot konsumenter. ROT- och RUT-fakturor styrs av innehållskrav, inte formatkrav — din PDF-faktura fungerar precis som vanligt.
Peppol-nätverket är redan stort i Sverige: över fem miljoner dokument i månaden tas emot via nätverket enligt myndighetsstatistik. Det här är med andra ord ingen experimentteknik — det är så offentlig sektor och allt fler storföretag redan arbetar.
Vad är på väg? Två viktiga årtal
1 juli 2030 — EU:s ViDA-regler. EU har beslutat (paketet "VAT in the Digital Age", antaget i mars 2025) att försäljning mellan företag i olika EU-länder ska e-faktureras i strukturerat format och rapporteras digitalt från den 1 juli 2030. Säljer du bara inom Sverige påverkas du inte direkt av det — men EU-reglerna ger samtidigt medlemsländerna rätt att införa samma krav för inhemska fakturor.
30 november 2027 — den svenska utredningen. I februari 2026 tillsatte regeringen en utredning (Dir. 2026:9) som dels ska föreslå hur EU-reglerna genomförs i svensk lag, dels bedöma om e-fakturering och digital rapportering bör införas även för inhemska transaktioner — alltså vanliga fakturor mellan svenska företag. Utredningen ska redovisas senast den 30 november 2027. Skatteverket har öppet förespråkat ett sådant krav.
Vad betyder det i praktiken? Inget är beslutat för inhemska fakturor, och ett eventuellt krav ligger sannolikt flera år bort — i linje med EU:s tidsplan kring 2030. Men riktningen är tydlig, och den som fakturerar regelbundet gör klokt i att känna till begreppen redan nu. Vi uppdaterar den här guiden när utredningen lämnar sitt förslag.
Så skickar du e-faktura idag — tre vägar
- Via ett bokföringsprogram. De flesta bokförings- och faktureringsprogram kan skicka e-faktura via Peppol, oftast mot några kronor per faktura eller i en betald plan.
- Via en fristående e-fakturatjänst. Flera Peppol-anslutna tjänster har gratisnivåer för låga volymer (i skrivande stund t.ex. enstaka fakturor per månad eller ett par dussin per år) — fullt tillräckligt för dig som bara då och då behöver nå en mottagare som kräver e-faktura.
- Via mottagarens leverantörsportal. Många kommuner och myndigheter erbjuder en kostnadsfri webbportal där du registrerar fakturan manuellt — långsammare, men gratis och utan konton hos tredje part.
Underlaget är detsamma oavsett väg: en korrekt faktura med alla obligatoriska uppgifter. Skapa den gärna i vår gratis fakturagenerator — så har du både PDF:en till din egen bokföring och alla uppgifter redo att föras över.
Kommande funktion — rösta med din e-post
Vill du kunna skicka fakturan direkt från Fakturamallen?
Vi funderar på att göra det möjligt att skicka fakturan direkt härifrån — som e-faktura via Peppol (krävs t.ex. av kommuner och myndigheter) och på sikt även med e-post direkt till din kund. Bygger gör vi bara om tillräckligt många vill ha det — lämna din e-post så räknar vi din röst och hör av oss om det blir verklighet.
Din adress används enbart för besked om e-fakturafunktionen och delas aldrig vidare. Läs mer i vår integritetspolicy.
Vanliga frågor
Är en PDF-faktura via mejl en e-faktura?
Nej. En e-faktura är en faktura i ett strukturerat elektroniskt format (t.ex. Peppol BIS Billing 3.0) som kan tas emot och behandlas automatiskt av mottagarens system. Skatteverket är tydligt med att PDF och fakturor via e-post inte räknas som e-fakturering i dessa sammanhang.
Måste jag skicka e-faktura till andra företag idag?
Nej. För fakturor mellan svenska företag (B2B) finns inget lagkrav på e-faktura i dag — PDF eller papper är fortfarande tillåtet. Undantaget är offentlig sektor: kommuner, regioner och myndigheter tar bara emot e-faktura. Däremot väljer allt fler stora företag att kräva e-faktura av sina leverantörer som avtalsvillkor.
När blir e-faktura obligatoriskt i Sverige?
Inget är beslutat för inhemska fakturor ännu. EU:s ViDA-regler gör strukturerad e-faktura obligatorisk för försäljning mellan företag i olika EU-länder från den 1 juli 2030. För fakturor inom Sverige utreder regeringen frågan (Dir. 2026:9) och utredningen ska redovisas senast den 30 november 2027 — först därefter kan en svensk lag ta form.
Vad är Peppol?
Peppol är det internationella nätverk som svenska e-fakturor i praktiken skickas genom. Varje mottagare har en Peppol-adress (ofta baserad på organisationsnumret), och fakturan levereras säkert från avsändarens tjänst till mottagarens system via nätverket — ungefär som e-post, fast för strukturerade affärsdokument.
Kostar det något att skicka e-faktura?
Ofta, men inte alltid. De flesta bokföringsprogram tar några kronor per skickad e-faktura eller kräver en betald plan. Det finns också fristående tjänster med gratisnivåer för låga volymer, och många kommuner erbjuder en kostnadsfri leverantörsportal där du kan registrera fakturan manuellt.