Därför kan du inte mejla en PDF till kommunen
Sedan den 1 april 2019 gäller lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling: alla fakturor till kommuner, regioner och statliga myndigheter ska vara e-fakturor i strukturerat format. Standarden är Peppol BIS Billing 3.0, och alla offentliga mottagare är anslutna till Peppol-nätverket. En PDF via mejl — eller en pappersfaktura — uppfyller inte lagkravet och kommer att avvisas.
Kravet gäller oavsett hur litet uppdraget är. Även en direktupphandling — kommunen ringer och beställer snöröjning, en föreläsning eller ett hantverksjobb — är offentlig upphandling i lagens mening. Är du osäker på vad en e-faktura egentligen är, börja med vår e-fakturaguide.
Det här behöver du innan du skickar
- Mottagarens Peppol-adress. I Sverige oftast
0007:följt av organisationsnumret. Du hittar den på kommunens sida för leverantörer, eller via Peppol Directory. - Rätt referens. Kommuner kräver en beställar- eller kostnadsställesreferens så att fakturan hamnar hos rätt person. Fråga alltid din kontaktperson — fel referens är vanligaste felet.
- En komplett faktura. Samma obligatoriska uppgifter som på vilken faktura som helst: dina och mottagarens uppgifter, fakturanummer, datum, specifikation, moms och betalningsuppgifter.
Tips: skapa fakturan i fakturageneratorn först. Då har du alla uppgifter strukturerade och en PDF till din egen bokföring — och kan snabbt föra över raderna i det verktyg du skickar e-fakturan med.
Tre sätt att skicka — välj efter volym
- Enstaka faktura: kommunens leverantörsportal. De flesta kommuner och myndigheter erbjuder en gratis webbportal där du registrerar fakturan manuellt. Sök på kommunens namn + "leverantörsportal" eller "fakturera oss". Gratis, men manuellt.
- Några per år: fristående Peppol-tjänst. Flera Peppol-anslutna tjänster har gratisnivåer för låga volymer (i skrivande stund från enstaka fakturor per månad upp till ett par dussin per år) och betalplaner däröver. Du registrerar dig, anger mottagarens Peppol-adress och fyller i fakturan.
- Regelbundet: bokföringsprogram med Peppol-stöd. Fakturerar du offentlig sektor ofta är ett program som skickar e-faktura direkt från faktureringen smidigast — vanligen några kronor per faktura eller inkluderat i en betald plan.
Kvitto på att det fungerat får du i tjänsten du skickar från — Peppol-nätverket bekräftar leveransen tekniskt, till skillnad från mejl där du aldrig vet om PDF:en kom fram.
Kommande funktion — rösta med din e-post
Vill du kunna skicka fakturan direkt från Fakturamallen?
Vi funderar på att göra det möjligt att skicka fakturan direkt härifrån — som e-faktura via Peppol (krävs t.ex. av kommuner och myndigheter) och på sikt även med e-post direkt till din kund. Bygger gör vi bara om tillräckligt många vill ha det — lämna din e-post så räknar vi din röst och hör av oss om det blir verklighet.
Din adress används enbart för besked om e-fakturafunktionen och delas aldrig vidare. Läs mer i vår integritetspolicy.
Vanliga fel som försenar betalningen
- Fel eller saknad referens — fakturan kan inte attesteras och studsar tillbaka. Fråga alltid innan.
- Fel Peppol-adress — vissa kommuner har separata adresser för olika förvaltningar eller bolag. Kontrollera mot kommunens leverantörssida.
- Ofullständig faktura — saknas obligatoriska uppgifter (t.ex. ditt organisationsnummer eller godkännande för F-skatt) kan fakturan avvisas även om formatet är rätt.
- PDF som bilaga i stället för e-faktura — en PDF bifogad i ett mejl till kommunens fakturaadress uppfyller inte kravet, även om adressen ser ut som en "fakturamejl".
Vanliga frågor
Kan jag mejla en PDF-faktura till kommunen?
Nej. Sedan den 1 april 2019 är offentlig sektor skyldig att ta emot e-faktura, och leverantörer skyldiga att skicka e-faktura, för köp som följer av offentlig upphandling. Papper och PDF accepteras inte. Det gäller även små uppdrag — en direktupphandling räknas också som offentlig upphandling.
Jag har inget bokföringsprogram — kan jag ändå fakturera en kommun?
Ja. De flesta kommuner och myndigheter erbjuder en kostnadsfri leverantörsportal där du registrerar fakturan manuellt i webbläsaren. Alternativt kan du använda en fristående Peppol-ansluten tjänst, där flera har gratisnivåer för enstaka fakturor.
Vad är en Peppol-adress och var hittar jag kommunens?
En Peppol-adress är mottagarens id i Peppol-nätverket, i Sverige oftast baserad på organisationsnumret (formatet 0007:organisationsnummer). Kommunens fakturainformation — Peppol-adress och krav på referens — finns nästan alltid på kommunens webbplats under "fakturera oss" eller "för leverantörer". Mottagare går också att slå upp i Peppol Directory.
Vad är en fakturareferens och varför kräver kommunen en?
Referensen (ofta ett ZZ-, beställar-id eller kostnadsställe) talar om vem eller vilken förvaltning i kommunen som ska attestera fakturan. Be alltid din kontaktperson om rätt referens innan du fakturerar — fel eller saknad referens är den vanligaste orsaken till att fakturor till offentlig sektor avvisas eller försenas.
Gäller e-fakturakravet även ROT-arbeten åt kommunala bostadsbolag?
Om beställaren är en upphandlande myndighet eller enhet (t.ex. ett kommunalt bolag som omfattas av upphandlingsreglerna) gäller kravet på e-faktura. Fakturerar du däremot en privatperson för ROT- eller RUT-arbete gäller som vanligt PDF eller papper — där är det fakturans innehåll, inte formatet, som styr.