Betalningsvillkor på faktura

Vad är betalningsvillkor?

Betalningsvillkor är de överenskomna reglerna mellan säljare och köpare som styr hur och när en faktura ska betalas. De anger bland annat hur lång tid kunden har på sig att betala (betalningsfrist), vilken dröjsmålsränta som gäller vid sen betalning, och eventuella rabatter för tidig betalning.

Tydliga betalningsvillkor är en central del av varje faktura. De skyddar dig som företagare genom att skapa en juridisk grund att stå på om betalningen uteblir. Samtidigt ger de kunden klarhet i vad som förväntas, vilket minskar risken för missförstånd och tvister.

I Sverige finns det ingen lag som tvingar dig att använda en specifik betalningsfrist, men det finns branschpraxis och regler kring till exempel dröjsmålsränta som du bör känna till. Det vanligaste betalningsvillkoret i Sverige för företagskunder är 30 dagar netto, men kortare frister som 10 eller 15 dagar förekommer också — framför allt mot privatpersoner och vid mindre uppdrag.

Vanliga betalningsfrister i Sverige

Betalningsfristen anger hur många dagar kunden har på sig att betala fakturan, räknat från fakturadatumet. Här är de vanligaste alternativen i Sverige och när de passar bäst:

• 10 dagar netto — Kort frist som ofta används mot privatpersoner eller vid mindre engångsuppdrag. Ger snabb likviditet men kan upplevas som stressigt av kunden.
• 15 dagar netto — En mellanväg som fungerar bra för frilansare och småföretagare. Vanlig mot både privatpersoner och mindre företag.
• 20 dagar netto — Används ibland som kompromiss mellan kort och lång frist. Relativt ovanlig men helt acceptabel.
• 30 dagar netto — Den klart vanligaste betalningsfristen för fakturor mellan företag (B2B) i Sverige. De flesta företag förväntar sig denna frist och har sina betalningsrutiner anpassade efter den.

För offentlig sektor gäller ofta 30 dagar enligt lag om betalning vid handelstransaktioner. Kommuner och myndigheter ska betala inom 30 dagar om inget annat har avtalats.

Dröjsmålsränta — regler och beräkning

Om kunden inte betalar i tid har du rätt att ta ut dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Räntan börjar löpa dagen efter förfallodatumet och fortsätter tills betalningen är genomförd.

Dröjsmålsräntan beräknas som Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. Referensräntan fastställs halvårsvis av Riksbanken, den 1 januari och den 1 juli varje år. Om referensräntan till exempel är 3,5 % blir dröjsmålsräntan 11,5 % per år.

Så beräknar du dröjsmålsräntan

Formeln är enkel: Fakturabelopp x (dröjsmålsränta / 365) x antal försenade dagar. Om din kund är 20 dagar sen med en faktura på 10 000 kr vid en dröjsmålsränta på 11,5 %, blir räntan: 10 000 x (0,115 / 365) x 20 = cirka 63 kr.

Förfallodatum och betalningsdag

Förfallodatumet beräknas genom att lägga till betalningsfristen på fakturadatumet. Skickar du en faktura den 1 mars med 30 dagars betalningsfrist blir förfallodatumet den 31 mars. Det är detta datum som avgör när betalningen senast ska vara genomförd.

En vanlig fråga är vad som händer om förfallodatumet infaller på en helg eller helgdag. I Sverige gäller generellt att om sista betalningsdag är en lördag, söndag eller allmän helgdag, flyttas förfallodatumet automatiskt till nästa vardag. Detta följer av lagen om beräkning av lagstadgad tid.

Vad händer vid sen betalning?

Dagen efter förfallodatumet räknas betalningen som försenad. Från och med den dagen har du rätt att ta ut dröjsmålsränta. Du kan också skicka en betalningspåminnelse och ta ut en påminnelseavgift på upp till 60 kr. Det är dock klokt att ha en viss fördröjning innan du skickar påminnelsen — ibland beror förseningen på att banköverföringen tar ett par dagar.

Så formulerar du betalningsvillkor på fakturan

Betalningsvillkoren ska vara tydliga och lätta att förstå. Undvik juridisk jargong och var konkret. Här är några exempel på hur du kan formulera dig:

• "Betalningsvillkor: 30 dagar netto" — Det vanligaste och mest igenkända sättet. Alla förstår vad det innebär.
• "Betalning senast 2026-03-31" — Tydligt och konkret. Inget utrymme för feltolkning.
• "Betalning inom 15 dagar. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen." — Anger både frist och konsekvens vid utebliven betalning.
• "Förfallodatum: 2026-04-15. Dröjsmålsränta: referensränta + 8 %." — Komplett och professionellt, vanligt i B2B-sammanhang.

Se till att betalningsvillkoren syns tydligt på fakturan, gärna i anslutning till totalbelopp och bankuppgifter. Kunden ska inte behöva leta efter informationen. Om du är osäker på vilka andra uppgifter som ska finnas med, läs vår guide om vad som ska stå på en faktura.

Vad gör du om kunden inte betalar?

Ibland betalar kunden inte trots tydliga betalningsvillkor. Då finns det en etablerad process att följa i Sverige:

• Betalningspåminnelse — Skicka en vänlig påminnelse så snart betalningsfristen passerat. Du har rätt att ta ut en påminnelseavgift på högst 60 kr. Vänta gärna 5-7 dagar efter förfallodagen innan du skickar påminnelsen.
• Inkassokrav — Om kunden fortfarande inte betalar efter påminnelsen kan du skicka ett inkassokrav, antingen själv eller via ett inkassobolag. Inkassokravet måste enligt inkassolagen skickas minst 8 dagar före ytterligare åtgärder. Du kan ta ut en inkassoavgift på 180 kr.
• Kronofogden — Som sista utväg kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Kronofogden skickar då ett krav till kunden, som antingen betalar eller bestrider fordran. Ansökan kostar 300 kr (som kunden får betala om kravet godkänns).

Det bästa sättet att undvika betalningsproblem är att vara tydlig från start. Tydliga betalningsvillkor, korrekt fakturering och snabb uppföljning gör stor skillnad. Vill du säkerställa att din faktura innehåller allt som krävs? Läs hur du skriver en korrekt faktura eller skapa din faktura direkt med vår gratis fakturamall.